Ay ortasında işe başlayan bir çalışana ne kadar bütçe verileceği, kalan hakkın sonraki aya devredip devretmeyeceği ve iadelerin nasıl işleneceği aynı politikanın parçalarıdır. İK, finans ve dolap işletmecisi bu kurallarda anlaşmadan tanımlanan bir limit, ilk beklenmedik durumda yeniden karar vermeyi gerektirir.
Bu rehber, işyerindeki dolap alışverişine şirket katkısı vermek için İK, finans ve işletmecinin netleştirmesi gereken kararları ele alır. Beklenen kayıtları gerçek bir çıktı üzerinde kontrol edin.
Bu yazıda
Önce bütçenin amacını ve kapsamını belirleyin
“Çalışan başına aylık bütçe” anlaşılır bir başlangıçtır. Fakat vardiyası farklı olan, ay ortasında işe başlayan veya birden fazla lokasyonda çalışan kişiler için ek kararlar gerekir.
İK, yararlanacak çalışan grubunu ve başlangıç tarihini belirlesin. Finans, harcama sınırını ve maliyetin hangi şirkete ya da birime yazılacağını netleştirsin. İşletmeciyle de geçerli dolaplar ve ürün kapsamı üzerinde anlaşın. Aynı ofisteki her dolabın aynı işletmeciye veya aynı teknik bağlantıya sahip olduğunu varsaymayın.
Aylık bütçenin yanında günlük bir sınır düşünülebilir. Böyle bir sınırın hangi ihtiyacı çözdüğünü açıklayın: bütçeyi ay içine yaymak mı, belirli bir yemek düzenini uygulamak mı? Günlük sınır eklemek tek başına vergi istisnası sağlamaz; GİB açıklamasındaki diğer koşullar da incelenmelidir. Çalışana gösterilen kural ile bordronun değerlendirdiği kural birbiriyle tutarlı olmalıdır.
Şirket katkısı ile çalışanın parasını ayırın
Alışveriş tutarı, şirketin karşıladığı bölüm ve çalışanın ödediği bölüm ayrı izlenmelidir. Ekrandaki kalan hak tutarı, paranın kaynağını açıklamaya yetmez.
Bütçe alışverişe yetmediğinde işlemin durması, tutarın tamamının çalışan tarafından ödenmesi veya yalnızca farkın kişisel ödemeyle tamamlanması düşünülebilir. Seçtiğiniz yolun ödeme sağlayıcısıyla çalıştığını ve ödeme reddedildiğinde ne olduğunu görmeden çalışanlara duyurmayın.
İşveren katkısı, çalışanın kişisel ödemesi, indirim ve ödeme aracındaki provizyon farklı kayıtlardır. Birini diğerinin yerine kullanmak, özellikle iptal ve iadede soruna yol açar. Pilot görüşmesinde yalnız başarılı alışverişi değil, fark ödemesi reddedilen bir işlemi de inceleyin.
Bütçe kurallarını kayda alın
İK ve finans, yararlanacak çalışan grubunu, bütçe dönemini, geçerli ürünleri ve kullanılmayan hak için şirket politikasını belirlemelidir. İşletmeciyle lokasyon, destek yolu, fatura ve dönem kaydı üzerinde anlaşın. İade ve düzeltmelerin sorumlusunu da belirleyin.
İşe girişten alışverişe kadar akışı birlikte deneyin
İlk aşama, çalışanın doğru şirket ve hak grubuyla eşleşmesidir. İşe giriş bildirimi kimin elinden çıkacak, ne zaman geçerli olacak ve hatalı atama nasıl düzeltilecek? Ay ortası bir çalışanla bu adımları deneyin. İşten ayrılan kişinin yeni alışveriş yetkisinin kapanmasını da aynı pilotun parçası yapın.
Alışverişte ise uygulamada görülen tahmini ürün listesiyle kesinleşen alışverişi ayırın. Dolapla kurulan bağlantının hangi anda son ürünleri ve tutarı bildirdiğini öğrenin. Kapının açılması, tek başına alışverişin veya ödemenin tamamlandığını göstermez. İşletmeciden kesin işlemin hangi kayıtla tanındığını ve gecikirse ne yapılacağını açıklamasını isteyin.
Çalışan işlem sonrasında ne aldığını, kendisine hangi tutarın yansıtıldığını ve hata varsa nereye başvuracağını anlayabilmeli. Dolap işletmecisinin ürün itirazını, işverenin bütçe atamasını, ödeme tarafının da tahsilat sorununu ele alacağı sorumluluklar açık olmalı. İşletme tarafını planlıyorsanız dolap işletmecileri sayfası bu görüşmenin devamıdır.
İade kurallarını belirleyin
İade edilen ürünün hangi kaynaktan karşılandığını ve düzeltmenin hangi döneme ait olduğunu inceleyin. Şirket katkısı ve çalışanın kişisel ödemesi için uygulanacak işlemi işveren, işletmeci ve ödeme tarafıyla belirleyin. Sonucu ilk alışverişe bağlayın; dönem kapandıysa finans ekibi raporun nasıl düzeltileceğine karar vermelidir.
Ay sonu kaydı hangi soruları cevaplamalı?
İK'nın çalışan bütçesi görünümüyle muhasebenin teslim alacağı dosya aynı amaçla hazırlanmaz. İlkinde kullanım ve hak durumu; ikincisinde işlem, belge ve tutarların birbirini tutması önemlidir.
Aşağıdaki alanlar bir rapor talebi önerisidir. Tedarikçiden, gerçek örnek çıktıda hangilerinin bulunduğunu işaretlemesini isteyin.
| Alan grubu | İstenecek bilgi | Kontrol amacı |
|---|---|---|
| Kişi ve kapsam | Yetkili ekibin eşleştirebileceği çalışan kimliği, şirket, lokasyon | Giderin doğru kişiye ve şirkete bağlanması |
| İşlem | Benzersiz işlem kimliği, tarih-saat, kesin durum, dolap | Mükerrer veya bekleyen işlemlerin ayrılması |
| Tutar | Para birimi, toplam, şirket katkısı, kişisel ödeme | Kaynakların toplamla uyuşması |
| Düzeltme | İlk işlem bağlantısı, iade tutarı ve kaynak dağılımı | İadenin iki kez işlenmemesi |
| Belge ve dönem | Fiş/fatura referansı, işlem dönemi, kapanışa alınan dönem | Kaydın belge ve dönemle eşleşmesi |
| İnceleme | Eksik kayıt, itiraz veya onay bekleyen durum | Belirsiz işlemin tamamlanmış sayılmaması |
Şirket hakkı için dönem başı kalan tutar, yeni tanımlama ve düzeltmelerden net kullanımı çıkardığınızda dönem sonu kalan tutara ulaşabilmelisiniz. Bu kontrolü kişisel para için ayrıca yapın. Ayrıntılı alan sözlüğü ve örnek kapanış için muhasebe kayıtları rehberini inceleyebilirsiniz. İşletmecinin satış toplamı ile işverenin karşılayacağı toplamın farklı olabileceğini unutmayın; kişisel ödemeler ve iadeler farkı açıklamalıdır.
Alışveriş bütçesi ile yemek istisnasını ayrı değerlendirin
İşyerinde veya müştemilatında yemek verilmeyen durumlarda, çalışılan günlere ilişkin günlük yemek bedelinin 2026 yılı için 300 TL'yi aşmayan kısmı gelir vergisi istisnası kapsamındadır. Bu tutar 1 Ocak 2026'dan itibaren geçerlidir; GİB'in resmî tutar tablosu ve 332 seri no.lu Tebliğ, madde 3/2(c) tutarın dayanağıdır.
SGK tarafında 7577 sayılı Kanun'un 10. maddesi, işyerinde veya müştemilatında yemek verilmeyen durumlarda çalışılan günlere ilişkin günlük 300 TL düzenlemesini getirir. TBMM, madde 10. İlgili değişikliğin yürürlük tarihi 17 Nisan 2026'dır; gelir vergisinin yıllık tutarıyla aynı dönem başlangıcına sahip olduğu varsayılamaz. TBMM kanun metni, madde 10 ve 14.
Mali müşavir, dolaptaki ürünlerin ve tanımlanan bütçenin vergisel niteliğini inceler. Bordroya ödeme ve fatura zincirini, ürün kapsamını ve geçerli dönemi gösterin. KDV, aşan tutar ve iade işlemlerinin değerlendirmesini de bu somut düzen üzerinden yaptırın. Tarih ve dosya ayrımı gelir vergisi ve SGK rehberinde ayrıca ele alınıyor.
İlk lokasyonda neyi göstermeniz gerekiyor?
Pilotu, “uygulama açıldı” noktasında bitirmeyin. Bir çalışan bütçesini görebilsin, alışveriş doğru kaynaklara işlensin, kabul edilen iade izlenebilsin ve finans örnek dönemi kapatabilsin. Bütçe ataması değişen veya yetkisi sona eren bir kişiyi de deneyin. Her adım için kimin onay vereceğini baştan belirleyin.
MoiPass, çalışan alışveriş bütçesi ve dolapla bağlantılı uygulama ihtiyacına odaklanır. Mevcut Selfly bağlantısı başlangıç referansıdır; başka bir üreticinin modeli için teknik ve ticari kapsam incelenir. Entegrasyon kapsamını tam dolap modeliyle birlikte inceleyebilirsiniz.
İşverenler için MoiPass sayfasından ihtiyacınızın kapsamını görebilirsiniz. İlk lokasyonunuzu, çalışan grubunu ve bugün kullandığınız bütçe kuralını paylaşın; ilk lokasyon için bütçeyi birlikte planlayalım.
GİB ve TBMM dayanakları 24 Ekim 2026'da yeniden kontrol edildi. Vergi tutarları belirtilen döneme aittir.