Palkanlaskentaan ei riitä tieto siitä, paljonko työntekijä osti kuukaudessa. Sen pitää tietää myös, millä tavalla etu on järjestetty, miten se arvostetaan ja onko työntekijältä peritty työnantajan hyväksi korvausta. Kaappitapahtumien, laskun ja palkkalaskelman summat kuvaavat eri asioita.
Siksi aineiston sisältö kannattaa sopia ennen ensimmäistä budjetin latausta. Kun lähtötieto on selvä, kuukauden sulkeminen on tarkistettava työvaihe eikä yritys päätellä jälkikäteen, mitä sovelluksen jäljellä oleva etu tarkoitti.
Tässä artikkelissa
Nimeä järjestely ennen kuin nimeät sarakkeet
Kirjaa aineiston kuvaukseen käytetty ruokailumalli ja sovittu arvostusperuste. Työpaikkaruokailun, kiinteän ruokailulipukkeen ja aterian hinnan mukaan veloitettavan edun tiedontarve ei ole sama. Toteutustavan valintaa käsitellään oppaassa lounasetu työnantajalle.
Pidä lisäksi erillään neljä käsitettä: aterian hinta, työnantajan rahoitus, edun verotusarvo ja työntekijältä peritty korvaus. Työntekijän myyjälle maksama oma osuus ei ole automaattisesti työnantajalle maksettua korvausta. Verohallinto, kohdat 1.1 ja 5.3.2.1.
Palkanlaskenta vahvistaa, miten nämä käsitteet toteutuvat juuri teidän sopimuksessanne. Älä anna tiedostolle nimeä ”veroton lounas”, jos aineisto sisältää vasta alustavia ostotapahtumia.
Korvauksen määrä vaikuttaa ilmoitustapaan
Tulorekisterin mukaan ravintoetu ilmoitetaan kuukausittain myös silloin, kun työntekijältä peritään verotusarvoa vastaava korvaus. Tulorekisteri: Ravintoetu. Alla on päätilanteiden tiivistelmä. Tulorekisteri: Luontoisetujen ilmoittaminen, Ravintoetu.
| Työntekijän korvaus | Ilmoittamisen pääperiaate |
|---|---|
| Korvaus vastaa verotusarvoa | Tulolaji 334, lisätieto korvauksen vastaavuudesta; euromäärä jätetään tyhjäksi. Ei erillistä korvausta tulolajilla 407. Tulorekisteri |
| Korvausta ei peritä | Ravintoetu euromäärineen tulolajilla 334 tai 317; jälkimmäisessä myös edun tyyppi. Tulorekisteri |
| Korvaus alittaa verotusarvon | Edun määrä ja peritty korvaus ilmoitetaan erikseen; korvaus tulolajilla 407. Etua ei ilmoiteta valmiiksi korvauksella vähennettynä. Tulorekisteri |
Taulukko ei kata kaikkia poikkeuksia. Esimerkiksi samana kautena eri tavoin käsiteltävät ravintoedut vaativat oman tarkastelunsa. Palkanlaskenta voi tarkistaa esimerkit vuonna 2026 voimassa olevasta yksityiskohtaisesta ohjeesta, kohdasta 1.2.3.
Sovi tapahtuma-aineisto ja palkkayhteenveto erikseen
Hyvä aineisto ei tarkoita kaikkien tietojen lähettämistä kaikille vastaanottajille. Käytännöllinen lähtökohta on kaksi tasoa. Tapahtumatasolla selvitetään ostot ja korjaukset. Työntekijäkohtaisessa yhteenvedossa annetaan palkanlaskennan tarvitsemat luvut ja niiden perusteet.
Seuraavat ovat ehdotettuja tietoryhmiä. Niiden saatavuus ja lopullinen muoto on tarkistettava toimittajan ja vastaanottajan kanssa.
| Taso | Ehdotetut tiedot | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Tapahtuma | Yksilöllinen tunniste, kaappi, aikaleima, tuote ja tila | Oston sekä mahdollisen virheen jäljittäminen |
| Rahoitus | Työnantajan ja työntekijän osuudet sekä hyvityksen kohdistus | Rahavirtojen erottaminen |
| Työntekijäkohtainen kausi | Henkilöstötunniste, kausi, järjestely, vahvistettu verotusarvo ja korvaus | Palkanlaskennan käsittely |
| Aineiston hallinta | Versio, muodostusaika, tarkistaja ja avoimet poikkeamat | Oikean tiedoston tunnistaminen |
Sovi henkilöstötunniste, joka löytyy molemmista järjestelmistä. Sähköpostiosoite voi muuttua; nimi ei yksin yksilöi työntekijää luotettavasti. Henkilötunnusta ei pidä lisätä jokaiseen kaappitapahtumaan vain varmuuden vuoksi. Tarkista tarvittavat tunnisteet ja toimituskanava vastaanottajan kanssa.
Nimeä aineiston vastaanottajat ja tapa, jolla käyttöoikeus poistetaan tehtävän vaihtuessa. Palkanlaskennan tiedostoa ei tarvitse jakaa koko toimipaikan yhteiseen kansioon. Sopikaa myös, miten vastaanottaja kuittaa oikean version saapuneeksi ja miten vanha versio erotetaan korjatusta. Tämä menettely on osa aineiston hallintaa; se ei yksin todista palvelun tietosuojan tai tietoturvan riittävyyttä. Osapuolten varsinaiset velvoitteet arvioidaan erikseen.
Tarkista kokonaisuus ennen palkka-ajoa
Täsmäytyksessä käydään läpi tapahtumien lisäksi se, millä perusteella kauden etu on laskettu. Kuka vahvistaa tarvittavat työssäolopäivät? Mistä mahdolliset korvaukset tulevat? Mikä aineisto kertoo, että hyvitys on todella käsitelty?
Sovi erityisesti, miten latauksia ja toteutunutta käyttöä käsitellään valitussa mallissa. Niiden ajankohdasta ei pidä suoraan päätellä ilmoituskuukautta. Tulorekisterin yksityiskohtaisen ohjeen luku 1.5 käsittelee luontoisetujen ilmoittamista ja ravintoedun täsmäyttämistä. Tulorekisteri: ilmoittamisen ajankohta.
Pidä selvitettävät rivit näkyvissä, kunnes niille on ratkaisu. Älä poista tuntematonta työntekijää tiedostosta hiljaisesti tai lisää puuttuvaa ostoa käsin ilman alkuperäistä tunnistetta. Molemmat voivat saada yhteissumman näyttämään oikealta, vaikka käsittelyn peruste jää epäselväksi.
Ensimmäisellä kaudella kannattaa tarkistaa muutama tapahtumaketju alusta loppuun. Valitse tavallinen ostos, hyvitys ja kesken kauden muuttunut työntekijätieto. Varmista, että ostoksen selitys säilyy sekä kaappiaineistossa että palkanlaskennan käyttämässä yhteenvedossa.
Hyvitys ei saa kadota seuraavan kuukauden yhteissummaan
Kun aikaisempaa tapahtumaa korjataan, säilytä yhteys alkuperäiseen ostoon ja toimitettuun aineistoversioon. Kerro, mikä muuttui ja mihin työntekijään muutos vaikuttaa. Taloushallinto tarvitsee eron, ei kahta lähes samannimistä tiedostoa ilman selitystä.
Tulorekisterin korjausohjeessa virheellinen luontoisetuarvo korjataan korvaavalla ilmoituksella. Tulorekisteri: Luontoisetujen korjaaminen. Luontoisetua ei ilmoiteta perusteettomana etuna tai takaisinperittynä etuna. Tulorekisteri: Luontoisetujen korjaaminen.
Nimeä siksi erikseen tapahtuman korjaaja ja palkkailmoituksen korjaaja. He voivat olla eri organisaatioissa. Sopikaa myös, kuka kertoo työntekijälle mahdollisesta palkkalaskelman muutoksesta.
CSV-tiedosto on lähtökohta, ei valmis palkkayhteys
MoiPassista saa kausittaiset tapahtumat CSV-tiedostona. Palkanlaskennan kanssa on sovittava, miten tiedot yhdistetään valitun ravintoetumallin arvostukseen ja työntekijältä perittyihin korvauksiin. Tarkistakaa myös palkkaohjelman tuontimuoto. Tulorekisteri-ilmoittaminen ja Suomen verolaskenta kuuluvat erikseen sovittuun palkanlaskennan prosessiin.
Pyydä siis näyteaineisto ja tarkistuta se vastaanottajalla. Sopikaa sarakkeiden lisäksi desimaalit, päivämäärät, tunnisteet, merkkikoodaus ja korjausmenettely. Ensimmäinen hyväksytty testitiedosto on parempi näyttö kuin yleinen lupaus siitä, että tiedot voi viedä Exceliin.
Lue työnantajan budjettiratkaisusta ja operaattorin vastuista. Jos suunnittelette käyttöönottoa, kootaan tarvittava kuukausiaineisto yhdessä palkanlaskentanne kanssa. Rajatun aloituksen tueksi on myös ostobudjetin pilotin työpohja.
Lähteet tarkistettu 29.10.2026. Ohje kuvaa aineiston suunnittelua; yksittäisen työnantajan ilmoitustavan ja verotusarvot vahvistaa sen palkanlaskenta valitun järjestelyn perusteella.