Toimiston kaappi tai automaatti voi olla henkilöstöedun käyttöpaikka, mutta ensin tarvitaan päätös itse edusta. Haluaako yritys toivottaa uuden työntekijän tervetulleeksi, muistaa syntymäpäivänä, kiittää onnistumisesta vai varata budjetin tiimin yhteiseen kokoukseen? Nämä ovat eri tilanteita, vaikka työntekijä käyttäisi niissä samaa sovellusta ja samaa kaappia. Ohjelman tarkoitus kannattaa nimetä ennen asetusten valintaa.
Keskustelua ei tarvitse aloittaa oletuksesta, että yritys maksaisi jokaisen ostoksen. HR määrittää työntekijäkokemuksen, taloustiimi kertoo tarvitsemansa aineiston ja operaattori kuvaa kaappipalvelun. MoiPass tuo tähän työntekijäsovelluksen ja yrityksen hallintanäkymän. Laite, rahoitusjärjestely ja yrityksen ohjelma ovat erillisiä päätöksiä, jotka sovitetaan yhteen ennen käyttöönottoa. Sovelluksen nimi ei yksin kerro, millaisen edun yritys haluaa tarjota.
Tässä artikkelissa
Valitkaa selkeä aloitustilanne
Valitkaa tilanne, jonka työntekijä tunnistaa helposti: ensimmäinen työviikko, yhteinen saavutus tai tiimin tarjoilu. Kun tarkoitus on selvä, käyttöoikeuksista ja budjetista on helpompi sopia. Jos tarvitsette erilaisia sääntöjä eri ryhmille, tarkistakaa niiden toiminta ehdotetussa toteutuksessa. Kuvailtu tarve ei vielä osoita, että jokainen sääntö olisi valmiiksi tuettu.
MoiPassin ohjelmiin kuuluvat tervetulo- ja syntymäpäiväedut, kiitosbudjetit, työkaverille tarjoaminen, toiselle jätetyt tuotteet ja yhteiset yritysbudjetit. Tutustukaa niihin sovellussivulla. Toimintoluettelo auttaa keskustelussa, mutta yritykselle avattavista ohjelmista ja niiden ylläpitäjistä sovitaan erikseen. Aloittakaa sellaisesta kokonaisuudesta, jonka työntekijöille osataan myös selittää.
Sopikaa HR:n ja operaattorin työnjako
HR huolehtii työntekijöiden pääsystä, ohjelmien tarkoituksesta ja sisäisestä viestinnästä. Operaattori vastaa valikoimasta, täydennyksistä ja kaappiin liittyvästä palvelusta. Sopikaa, kuka vastaa tuoteongelmaa koskevaan ilmoitukseen. Mahdollisuus lähettää palaute ei tarkoita automaattista hyvitystä tai sitä, että ongelma olisi jo ratkaistu. Työntekijän pitäisi tietää, mistä hän saa vastauksen.
Käykää HR-portaali läpi niiden henkilöiden kanssa, jotka tulevat sitä käyttämään. Työntekijäluettelo, joukkotuonti, yhteiset budjetit ja kauden raportit liittyvät eri tehtäviin. Päättäkää käyttöoikeuksista ja siitä, miten poistuvan työntekijän pääsy suljetaan. Julkinen esittelysivu kuvaa tuotetta; se ei ole yrityksen työntekijätietoja sisältävä avoin portaali.
Kokeilkaa myös työntekijän polku
Älkää katsoko esittelyssä vain yrityksen asetuksia. Avatkaa tuotelista työntekijänä, tarkistakaa hinta, käykää läpi kaapin avaus ja etsikää ostoksen jälkeen kuitti. Palatkaa sitten samaan tapahtumaan historiasta. Näissä vaiheissa näkyy, miten yrityksen ohjelma liittyy ostokseen ja mitä työntekijän on itse tehtävä. Pyytäkää epäselvään kohtaan uusi läpikäynti.
Tarkastelkaa samalla työkaverille tarjoamista ja toiselle jätettyä tuotetta. Mitä lähettäjä näkee, miten tuote noudetaan ja miten tapahtuma kirjautuu historiaan? Ilmoituskeskus kokoaa tarjoilut, tiedotteet, kyselyt ja etujen päivitykset. Käyttäkää esittelyssä esimerkkitietoja. Todellisia työntekijätietoja ei tarvita sen näyttämiseen, miten suunniteltu käyttökokemus toimii ja mitä ilmoituksia käyttäjä saa.
Ottakaa taloustiimi mukaan ajoissa
Taloustiimi voi tarvita kausi- ja osastokohtaisia kulutustietoja sekä CSV-tiedoston palkanlaskennan valmisteluun. Sopikaa käytettävä kausi, korjausten seuranta ja viennin tarkistaja. Ladattava tiedosto ei tarkoita suoraa integraatiota jokaiseen palkkajärjestelmään. Selkeä luovutusprosessi auttaa siinäkin tapauksessa, että aineisto tarkistetaan ennen sen viemistä seuraavaan järjestelmään.
Yrityksen ohjelman olemassaolo ei myöskään osoita tietyn verokohtelun soveltumista. Päättäkää tarjottavasta edusta erillään siitä, miten taloustiimi käsittelee sen omassa työssään. Tuote-esittely ei korvaa tätä arviota. Budjetti määritetään oman henkilöstön ja ohjelman tarkoituksen perusteella, eikä toisen yrityksen esimerkkisummaa tarvitse ottaa oman suunnitelman lähtökohdaksi.
Aloittakaa nykyisestä kaapista
MoiPassin tässä kuvattu nykyinen yhteys on Selfly Storeen. Jos käytössänne on muu kaappi tai automaatti, toimittakaa mallitiedot ennen tuen olettamista. Tutustukaa nykyiseen yhteyteen ja operaattorien ratkaisuun. HR-tiimi voi tuoda keskusteluun ensimmäisen ohjelmansa. Pyytäkää esittely, niin käydään yhdessä läpi työntekijän polku, yrityksen asetukset ja kauden aineisto.