Un frigo ou un distributeur au bureau peut devenir un point d’utilisation des avantages salariés. Mais le programme vient d’abord. L’entreprise veut-elle accueillir les nouvelles recrues, marquer les anniversaires, reconnaître une contribution ou prévoir un budget pour une réunion d’équipe ? Ce sont des occasions différentes, même si les salariés utilisent la même application et le même équipement.
Il n’est pas nécessaire de partir du principe que l’entreprise financera chaque achat. Les RH définissent l’expérience proposée, la finance précise les données attendues et l’opérateur décrit son service. MoiPass apporte une application salariés et un espace de gestion. Le matériel, le financement et les programmes restent des décisions distinctes.
Dans cet article
Choisir un premier usage
Partez d’une occasion facile à comprendre : la première semaine dans l’entreprise ou un moment partagé par l’équipe. Il sera plus simple de discuter des accès et du budget. Si vous souhaitez des règles différentes selon les groupes, vérifiez leur fonctionnement dans l’installation proposée plutôt que de supposer que toute règle imaginable existe déjà.
MoiPass propose notamment les crédits de bienvenue et d’anniversaire, les budgets de reconnaissance, les cadeaux entre collègues, les produits laissés à disposition et les budgets communs. Consultez la page de l’application. La liste des fonctions sert à préparer la discussion ; les programmes activés et leurs responsables doivent être définis pour votre entreprise.
Répartir les responsabilités
Les RH gèrent les accès, l’objectif des programmes et la communication interne. L’opérateur s’occupe de l’assortiment, du réapprovisionnement et du service autour du frigo. Convenez de la personne qui répond lorsqu’un salarié signale un problème sur un produit. Le signalement ne signifie ni remboursement automatique ni résolution immédiate.
Examinez le portail RH avec ses futurs utilisateurs. Liste des salariés, import groupé, budgets communs et relevés de période correspondent à des tâches différentes. Décidez des autorisations et du retrait des accès en cas de départ. La page publique du portail présente le produit : elle ne donne pas accès aux données de vos salariés.
Essayer le parcours salarié
Pendant la démonstration, ne regardez pas seulement les paramètres de l’entreprise. Ouvrez la liste des produits comme un salarié, vérifiez un prix, examinez l’ouverture du frigo et retrouvez le reçu. Revenez ensuite à cet achat depuis l’historique. Ces étapes montrent concrètement comment un avantage s’utilise lors d’un achat.
Faites de même pour un cadeau à un collègue ou un produit laissé à disposition. Que voit l’expéditeur, comment le produit est-il récupéré et comment l’opération apparaît-elle dans l’historique ? Le centre de notifications réunit cadeaux, annonces, sondages et nouveaux droits. Utilisez des données d’exemple, sans informations réelles sur les salariés.
Associer la finance dès le départ
La finance peut avoir besoin des dépenses par période et département, ainsi que d’un fichier CSV pour préparer la paie. Convenez de la période retenue, du suivi des corrections et de la personne qui contrôle l’export. Un fichier téléchargeable ne constitue pas une intégration directe avec tous les logiciels de paie.
L’existence d’un programme ne prouve pas non plus son éligibilité à un traitement fiscal particulier. Séparez le choix de l’avantage de son traitement par votre équipe finance. Une démonstration ne peut pas établir cette conclusion. Définissez le budget pour votre propre effectif plutôt que de reprendre un montant illustratif prévu pour une autre entreprise.
Partir de l’équipement existant
La connexion actuelle de MoiPass décrite ici concerne Selfly Store. Pour une autre marque, transmettez le modèle avant de supposer sa prise en charge. Consultez la connexion existante et la solution opérateurs. Une équipe RH peut apporter son premier programme à la même discussion. Demandez une démonstration pour examiner ensemble le parcours salarié, les réglages et les relevés de période.