Toimiston älykaappi on verkkoon liitetty kaappi, jonka järjestelmä ohjaa tuotteiden käyttöä ja tallentaa ostotapahtumia. Viileässä säilytettäville tuotteille tarkoitetussa mallissa voi olla esimerkiksi voileipiä ja juomia. Sana ”älykäs” ei kuitenkaan tarkoita yhtä yhteistä tekniikkaa. Oven avaus, tuotteiden tunnistaminen ja ostoksen valmistuminen riippuvat kaapin mallista ja siihen liitetystä järjestelmästä.
HR-tiimiä kiinnostaa ennen kaikkea se, miten työntekijä käyttää kaappia tavallisena työpäivänä. Operaattorin on puolestaan sovitettava tämä kokemus yritysasiakkaalle tarjottavaan palveluun. Molempien kannattaa erottaa toisistaan laite, sovellus ja kaapin päivittäinen ylläpito. Näin keskustelu ei jää pelkäksi laitevertailuksi, vaan koskee myös toimistoruokailua ja työntekijöiden arkea.
Tässä artikkelissa
Miten ostos tehdään?
Käyttäjä avaa kaapin sen tukemalla tavalla, valitsee tuotteet ja päättää ostoksen järjestelmän ohjeiden mukaan. Selfly Store kuvaa oman järjestelmänsä käytön oven avaamisena, tuotteiden ottamisena ja oven sulkemisena. Tämä on valmistajan esimerkki. Se ei osoita, että kaikki kaapit tai sovellukset tukisivat samoja avaus- tai maksutapoja.
MoiPass yhdistää työntekijäsovelluksen ja yrityksen ohjelmat nykyiseen Selfly Store -yhteyteen. Työntekijä voi selata tuotteita ja hintoja, käyttää yrityksen avaamia etuja sekä tarkastella ostohistoriaa ja kuitteja. Sovellussivulta löytyvät toimintojen kuvaukset. Jos käytössä on muun valmistajan kaappi, sen yhteys ja tarvittava toteutus arvioidaan erikseen. Yhden mallin tuki ei tarkoita automaattisesti toisen mallin tukea.
Miten älykaappi eroaa automaatista?
Tavallisessa myyntiautomaatissa tuote valitaan yleensä ulkopuolella olevasta valikosta ja noudetaan luovutusaukosta. Älykaapissa käyttäjä avaa oven ja valitsee tuotteen hyllyltä. Ero vaikuttaa siihen, miten valikoima esitellään ja miten operaattori järjestää täydennykset sekä tuotteiden tunnistamisen. Sopiva ratkaisu riippuu myös työpaikan tiloista ja siitä, mitä tuotteita halutaan tarjota.
Kumpikaan laite ei poista toimivan palvelun tarvetta. Jonkun on valittava tuotteet, täydennettävä kaappi ja vastattava tilanteeseen, jossa tuotteessa tai kuitissa on ongelma. Sopikaa vastuut ennen laitevalintaa. Hyväkään kaappi ei ratkaise epäselvää työnjakoa, eikä sovellus yksin huolehdi siitä, että työntekijöiden toivomia tuotteita on hyllyssä.
Miten henkilöstöedut liittyvät kaappiin?
Kaappi on paikka, josta työntekijä ottaa tuotteen. Yritys päättää, mitä etuja se haluaa tarjota. Tervetuloetu, syntymäpäivämuistaminen, kiitosbudjetti ja tiimin yhteinen tarjoilubudjetti palvelevat eri tilanteita. Kaikkia ohjelmia ei tarvitse rakentaa saman kuukausittaisen tuen ympärille. Aloittakaa siitä, mihin tilanteeseen etu halutaan, ja valitkaa vasta sen jälkeen sopiva ohjelma.
MoiPassin HR-portaali on tämän kokonaisuuden yrityspuoli. Valtuutetut käyttäjät hallinnoivat työntekijöiden pääsyä ja valittuja ohjelmia, kun operaattori vastaa kaappipalvelusta. Sopikaa alussa myös, millaisia käyttö- ja kulutustietoja taloustiimi tarvitsee. Kaikkien raporttien ei tarvitse palvella samaa tarkoitusta: arjen seuranta ja kauden aineiston tarkistus ovat eri työvaiheita.
Mitä tarjouksessa pitää näkyä?
Pyytäkää tarjoukseen selkeä työnjako. Kuka toimittaa kaapin, kuka vastaa valikoimasta ja kuka ylläpitää sovelluksen työntekijäluetteloa? Miten työntekijä ilmoittaa tuoteongelmasta, ja kuka vastaa ilmoitukseen? Jos esittelyssä näytetään jokin toiminto, varmistakaa sen kuuluminen juuri ehdotettuun toteutukseen. Kaikkien asennusten ei pidä olettaa olevan samanlaisia.
Ensimmäiseen keskusteluun riittävät kaapin merkki ja malli, toimiston sijainti, työajat ja toivotut ohjelmat. Käykää sitten esimerkkitiedoilla läpi oven avaus, ostos, kuitti ja raportointi. Ottakaa mukaan sekä HR:n että operaattorin näkökulma. Näin mahdolliset epäselvyydet löytyvät ennen kuin työntekijät aloittavat palvelun käytön.
Kerätkää käyttöönoton jälkeen myös työntekijöiden ensimmäiset kysymykset. Tuotteen löytäminen, kuitin avaaminen tai avun pyytäminen voi paljastaa kohdan, jota aloitusohjeessa kannattaa selventää.
Mistä kannattaa aloittaa?
HR-tiimi voi lähteä liikkeelle tervetulo- tai kiitosohjelmasta. Operaattori voi täydentää nykyistä kaappipalvelua henkilöstöetusovelluksella. Pyydä MoiPassin esittely, niin tarkastellaan molempia puolia yhdessä. Tavoitteena on ymmärrettävä työntekijäkokemus, yrityksen valitsema ohjelma ja sovittu työnjako.